Hoe organiseer ik een onvergetelijk bedrijfsuitje?

Bent u de gelukkige die dit jaar het bedrijfsuitje mag organiseren? En weet u niet waar u moet beginnen? No worries, met ons stappenplan helpen we je graag op weg. Met meer dan tien jaar ervaring weten wij waar je tegen aan kunt lopen en wat belangrijk is om op orde te hebben. Maar bovenal weten we hoe je het bedrijfsuitje van dit jaar onvergetelijk maakt.

Stappenplan voor het organiseren van een bedrijfsuitje

In dit stappenplan gaan we door alle stappen heen die belangrijk zijn bij het organiseren van een uitje. Waardoor u perfect antwoord krijgt op de vraag: hoe organiseer ik een onvergetelijk bedrijfsuitje?

  1. Wat is het doel van het uitje?
  2. Wie worden er uitgenodigd?
  3. Wanneer gaan het uitje plaatsvinden?
  4. Wat is het budget?
  5. Waar gaan we naartoe?
  6. Wat gaan we doen?
  7. Hoe gaan we er naartoe?
  8. Wie gaat het organiseren? Zelf doen of uitbesteden?
  9. Wat doe ik als organisator op de dag zelf?
  10. Een onvergetelijk bedrijfsuitje beleven.

1. Wat is het doel van het uitje?

Bedrijfsuitjes zijn er in alle soorten en maten. Daarom is het belangrijk om vast te stellen wat het doel is van het uitje om de volgende stappen succesvol te kunnen doorlopen. Hieronder zetten we een aantal veel voorkomende doelen op een rij.

  • Elkaar beter leren kennen
  • Teambuilding
  • Iets vieren, bijvoorbeeld een jubileum van personeel of het bedrijf
  • Een leuke dag hebben met elkaar
  • Personeel uitdagen en grenzen opzoeken
  • Motiveren en bedanken van medewerkers

Je kunt je voorstellen dat niet bij alle doelen dezelfde activiteiten passen. Door het doel duidelijk voor ogen te hebben worden de volgende stappen makkelijker te bepalen.

2. Wie worden er uitgenodigd?

Aan de hand van het doel kan je bepalen wie er allemaal wordt uitgenodigd. Wordt het hele bedrijf, inclusief partners en misschien zelfs de kinderen uitgenodigd. Wat het geval zou kunnen zijn bij het 25 jarig bestaan van het bedrijf. Of nodig je alleen maar de leden van je eigen team uit, omdat jullie nodig wat aan teambuilding moeten doen om de neuzen weer dezelfde kant op te krijgen?

3. Wanneer gaat het uitje plaatsvinden?

Het lijkt misschien nog vroeg in het proces, maar één of meerdere data bepalen voor het uitje is toch belangrijk. Niet alle locaties of activiteiten zijn alle dagen beschikbaar. En daarbij kan het ook zijn dat niet alle afdelingen kunnen op bepaalde data.

Natuurlijk kan je als het om een select gezelschap gaat een mail de deur uit doen, met een aantal data voorstellen, en aan de hand daarvan bepalen welke datum iedereen kan. Maar je kan je voorstellen dat dit geen optie is als er honderden mensen moeten worden uitgenodigd.

4. Wat is het budget?

Mooi, je hebt nu vastgesteld wat het doel is, hoeveel mensen er potentieel kunnen komen en wanneer het plaats moet vinden. Dit is een goed moment om te bepalen of na te vragen welk budget er beschikbaar wordt gesteld om het uitje te organiseren.

Voor teamuitjes is er meestal een vastgesteld budget per team beschikbaar. Mocht je vanuit de personeelsvereniging een uitje organiseren is er waarschijnlijk een budget gespaard wat besteedt kan worden en wie weet doet het bedrijf hier nog een schepje bovenop.

Heb je het totaalbudget voor ogen dan kan je dit gaan verdelen onder de verschillende delen van de dag. Je kunt bijvoorbeeld een x bedrag reserveren voor eten & drinken en een x bedrag voor een leuke activiteit.

Bespaartips

  • Organiseer het uitje op eigen locatie indien het programma en de locatie zich daarvoor leent

  • Laat iedereen met eigen vervoer komen

  • Schakel een evenementenbureau in, zij hebben vaak gunstige prijsafspraken met bijvoorbeeld restaurants.

5. Waar gaan we naar toe?

Niet geheel onbelangrijk is de vraag waar het jaarlijkse bedrijfsuitje naar toe gaat? Blijven jullie dicht bij huis, gaan jullie naar een grote stad binnen Nederland of gaan jullie zelfs een weekendje naar het buitenland? Bedenk ook goed of het wel nodig is om weg te gaan, misschien kan je wel wat heel leuks organiseren op of vanuit het bedrijf zelf. Hiermee bespaar je weer geld voor bijvoorbeeld vervoer of huur van een locatie.

6. Wat gaan we doen?

Aan de hand van het doel, budget, aantal personen en de plaats waar het uitje gaat plaatsvinden kan je gaan bedenken wat jullie gaan doen en hoe je de dag gaat indelen. Gaat het een dagvullend programma worden of hebben jullie alleen ‘s avonds een feest? Ook de tijd van het jaar kan van invloed zijn op de activiteiten. In de zomermaanden is het natuurlijk leuk om naar buiten te gaan, maar in de wintermaanden en ‘s avonds blijf je wellicht liever binnen.

Op internet zijn vele aanbieders van leuke activiteiten waar je aan de hand van de eerdere stappen kan bekijken welke activiteiten geschikt zijn voor jullie uitje. Maak je je zorgen om een laag budget? Nergens voor nodig, er zijn genoeg low budget uitjes die niet onder doen voor een high end uitje.

Tip! Niet alles hoeft gekker, leuker en origineler.

We horen vaak dat mensen een leuker en origineler uitje willen dan de vorige keer, maar dat is lang niet altijd nodig. Heeft iedereen het leuk gehad de vorige keer? Hou dit dan voor ogen. Zorg dat het uitje leuk is en past bij de doelgroep van het uitje. Dan kan het niet misgaan.

Een stukje terug sprak ik al over een dagvullend programma. Uit ervaring weten wij dat het belangrijk is om te zorgen voor genoeg en goed eten en drinken. Dit hoeft niet altijd duur te zijn. Maar zorg ervoor dat niet bijna al het budget opgaat aan de activiteit en er geen geld meer over blijft voor genoeg drinken of een lekker diner. Want als is het uitje nog zo leuk, als het eten niet lekker was, wordt daar achteraf toch veel over gesproken.

7. Hoe gaan we er naartoe?

Als de keuze is gemaakt om dit jaar verder weg te gaan, denk dan ook goed na over het vervoer. Ga je een bus of zelfs een vliegtuig regelen of moet iedereen met eigen vervoer komen. Bij elke vorm van vervoer zitten eigen overwegingen.

  • Busvervoer

    Wil je een bus regelen, dan is het belangrijk om meerdere offertes op te vragen en ver van te voren te reserveren, anders kan je er zomaar weleens naast grijpen. Aan de hand van de offertes weet je dan ook goed welk deel van het budget je hiervoor moet reserveren. Tevens moet je goed op orde hebben wie er meegaan met de bus. Duidelijk communiceren hoe laat en waar de bus vertrekt. En je zou ook na kunnen denken of je gaat werken met meerdere opstaplocaties.

  • Eigen vervoer

    Eigen vervoer is de meest gekozen vorm van vervoer. Zo heeft iedereen de tijd aan zichzelf en het is kostenbesparend. Ga wel na of er bij de locatie waar jullie naartoe gaan voldoende parkeergelegenheid aanwezig is. Voorzie al het personeel van een goede routebeschrijving, geef ze eventueel opties waar ze zouden kunnen parkeren en informeer ze of er parkeerkosten verbonden zijn aan het parkeren.

  • Vliegtuig

    Pakken jullie het groots aan en moet er gevolgen worden, zorg dan voor een nauwkeurige administratie. Je moet goed weten wie er allemaal meegaan en wat de volledige namen en geboortedata zijn volgens paspoort. Ook is het goed om na te vragen wat de procedure is bij de vliegmaatschappij als je wilt annuleren of een ticket wil omzetten naar een andere naam.

alkmaar
schagen

8. Hoe gaan we dit organiseren? Zelf doen of uitbesteden?

Je hebt nu een goed beeld van wat er allemaal moet gebeuren en je kunt nu bij jezelf afvragen. Heb ik of hebben wij, als je het met meerdere organiseert, genoeg ervaring om dit allemaal zelf te regelen of gaan we het uitbesteden.

Je kunt op de creatieve tour gaan en een heel dagprogramma gaan vullen met zelfbedachte activiteiten. Heel leuk om te doen natuurlijk, maar dit kost ook veel tijd. Mag je dit onder werktijd doen van je baas, of moet je dit in eigen tijd doen? En heb je daar dan wel zin en tijd voor?

Uitbesteden
Wat je ook kunt doen is bepaalde delen of de organisatie van de hele dag uitbesteden. Je kunt zelf op internet gaan zoeken naar leuke activiteiten en hier offertes voor aanvragen en de leukste eruit kiezen. En vervolgens zelf bijvoorbeeld het vervoer en het restaurant en eten & drinken regelen.

Maar je kunt er ook voor kiezen om alles uit te besteden. Je legt dan de antwoorden op bovenstaande vragen bij een evenementenbureau neer en vraagt of zij met leuke voorstellen voor activiteiten en een geheel verzorgd dagprogramma kunnen komen.

Natuurlijk is er ook een mix van bovenstaande mogelijk. Wij regelen over het algemeen voor de groepen die via ons een activiteit boeken ook een locatie waar we kunnen starten en eindigen en zorgen we voor koffie en thee bij ontvangst en een borrel bij de prijsuitreiking. Regelmatig gebeurd het ook dat bedrijven aan ons vragen of we ook een voorstel inclusief diner en lunch kunnen doen. Weet u dat u soms zelfs goedkoper uit bent als u delen van de organisatie uitbesteedt. Een evenementenbureau heeft vaak vele contacten met locaties, restaurants en soms ook vervoerders. Hierdoor hebben ze gunstigere afspraken dan die jullie zelf kunnen bedingen als je eenmalig komt. Dus schroom niet om het te vragen als je een activiteit aanvraagt.

9. Wat doe ik als organisator op de dag zelf?

Dan is het zo ver, de dag van het uitje is aangebroken. Als het goed is heeft iedereen, waaronder jij zelf, er veel zin in. Maar wat moet je zelf doen op zo’n dag. Zorg er in ieder geval voor dat je alle papieren bij je hebt. Hieronder verstaan wij de deelnemerslijst, met eventuele administratie van wel/geen vervoer, dieetwensen etc… Verder is het ook goed om de reserveringsbevestigingen van de onderdelen van de dag bij je te hebben. Mochten er ergens vragen over ontstaan kan je dit altijd opzoeken. Jij bent voor iedereen het aanspreekpunt, dus hou hier rekening mee.

Maar bovenal geniet!

10. Een onvergetelijk bedrijfsuitje beleven.

Wees trots op wat je hebt georganiseerd, maar onthou dat je het niet altijd iedereen naar de zin kan maken. Er zullen altijd mensen zijn die wat hebben op- of aan te merken. Hoor het aan, maar blijf er niet te lang mee zitten.

Geniet van een onvergetelijk bedrijfsuitje, dat jij hebt georganiseerd.